Denne erklæringen gir informasjon om Bø kommunes plikter og rettigheter når det gjelder bruken av personopplysninger, samt hvordan kommunen håndterer slike opplysninger.

Som innbygger og bruker av kommunens tjenester har du visse rettigheter angående dine personopplysninger. Blant annet har du rett til å bli informert om hvilken informasjon kommunen har om deg og formålet med bruken av disse opplysningene.
 

Hvem er behandlingsansvarlig?

Det er kommunedirektøren som har det overordnede ansvaret for behandlingen av personopplysninger.

 

Hva er det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysningene dine?

Behandlingen av personopplysninger skjer innenfor rammene av gjeldende lover og forskrifter som regulerer Bø kommunes oppgaver og plikter. Sentrale lover inkluderer forvaltningsloven, arkivloven, plan- og bygningsloven, lov om helse- og omsorgstjenester, helseregisterloven, opplæringsloven og personopplysningsloven. Personopplysninger behandles når det er nødvendig for saksbehandling eller levering av kommunale tjenester.

I noen tilfeller kan behandlingen av personopplysninger være basert på ditt samtykke. Du vil bli informert om formålet med behandlingen og aktivt bli bedt om å gi ditt samtykke. Du har også rett til å trekke tilbake samtykket når som helst.


Hvor henter vi opplysninger fra?

Vi innhenter primært opplysninger direkte fra deg når du søker om tjenester eller melder deg på aktiviteter.
 

Når vi behandler saken din, kan det være behov for ytterligere opplysninger fra nasjonale registre som folkeregisteret, skattemyndighetene eller NAV. Du kan enten innhente disse opplysningene selv, eller du kan samtykke til at vi innhenter dem på dine vegne. Sistnevnte kan fremskynde saksbehandlingen da opplysningene kan innhentes elektronisk.
 

Når vi tilbyr lovpålagte tjenester til hele eller deler av befolkningen, innhenter vi også opplysninger fra folkeregisteret. Et eksempel på dette er når vi tilbyr skole- og helsestasjonstjenester til barn. I slike tilfeller har vi en spesifikk lovhjemmel som tillater oss å innhente opplysninger uten samtykke.
 

Hvilke personopplysninger behandler vi?

Vanligvis behandler vi opplysninger som navn, fødselsnummer, adresse og e-post, sammen med andre nødvendige opplysninger for å behandle saken din. Ved behov kan vi også behandle opplysninger om ektefelle/samboer og barn dersom det er relevant for saken.
 

Innen helse- og omsorg, barnevern og tilsvarende tjenester behandler vi også opplysninger om helse og personlige forhold.
 

I tillegg behandler vi visse opplysninger om elevers bruk av kommunens digitale verktøy som en del av skolehverdagen.
 

Du kan lese mer på hjemmesiden til Datatilsynet om hva som regnes som personopplysninger.


Hvordan behandler vi personopplysningene dine?

Kommunen benytter elektroniske fagsystemer for saksbehandling og dokumentasjon av tjenesteutførelse.
 

Dersom du har gitt opplysninger til kommunen, blir disse overført til et elektronisk fagsystem og deretter brukt i saksbehandlingen, uavhengig av om du har sendt inn opplysningene elektronisk eller per post. De opplysningene vi har registrert om deg, er aktive så lenge vi leverer tjenester til deg eller behandler saken din. Etter dette blir opplysningene vanligvis overført til arkivet.
 

Vi er pålagt å kunne dokumentere hvilke tjenester vi har levert til deg eller hva som har skjedd i saken din. Loven bestemmer hvor lenge vi må bevare disse opplysningene.
Hvem har tilgang til personopplysningene dine?

Kun ansatte som arbeider med din sak skal ha tilgang til dine opplysninger. Alle ansatte i kommunen er underlagt taushetsplikt.

 

Hvordan tar vi vare på personopplysningene dine?

Vi treffer forskjellige tiltak for å beskytte opplysningene i våre registre. Vi har implementert tekniske sikkerhetsløsninger for å sikre at:

  • uvedkommende ikke får tilgang til dine opplysninger
  • opplysningene om deg er tilgjengelige når det er nødvendig
  • opplysningene ikke kan endres eller manipuleres etter at de er registrert

Bygninger der vi oppbevarer eller behandler personopplysninger er sikret med adgangskontroll. Vi har også etablert tiltak som internkontroll og internrevisjon for å sikre at bare autoriserte personer i kommunen har tilgang til dine opplysninger. Våre ansatte har gjennomgått spesifikk opplæring i håndtering av personopplysninger.


Hvem utleverer vi personopplysningene dine til?

Alle ansatte i kommunen er underlagt taushetsplikt, og vi kan kun utlevere dine personopplysninger hvis du samtykker til det, eller hvis det er lovfestet.

I noen tilfeller kan dine personopplysninger bli overført til eksterne mottakere, for eksempel NAV, sykehus, Utdanningsdirektoratet (i forbindelse med eksamener eller nasjonale prøver), og andre relevante parter.

Når dine personopplysninger behandles i fagsystemer som er hos eksterne leverandører, har kommunen en databehandleravtale med leverandøren for å regulere sikkerheten rundt behandlingen og sikre at personvernet blir ivaretatt i samsvar med gjeldende lover og forskrifter.
 

Hvor lenge oppbevarer vi personopplysningene dine?

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formålet personopplysningene ble samlet inn for.

Dette betyr for eksempel at personopplysninger som behandles basert på ditt samtykke vil bli slettet hvis du trekker tilbake samtykket. Personopplysninger som behandles for å oppfylle en lovpålagt plikt lagres i henhold til lovhjemmelen, for eksempel i samsvar med arkivlovens bestemmelser.

Hvis du ønsker mer informasjon om dette, kan du henvende deg til personvernombudet.
 

Hvilke rettigheter har du?

Hvis du er registrert i våre systemer, har du disse rettighetene etter personopplysningsloven:

Innsyn

Du har rett til å få informasjon om:

  • Konkrete personopplysninger som vi behandler om deg.
  • Kilden hvor opplysningene ble hentet fra.
  • Formålene og oppgavene som opplysningene blir brukt til.
  • Lagringsperioden for opplysningene.
  • Eventuelle mottakere av opplysningene (hvis de har blitt delt med andre).

Hvis du ønsker innsyn, kan du kontakte kommunens servicetorg. Din henvendelse vil bli behandlet så raskt som mulig, og senest innen 30 dager.

Vær oppmerksom på at henvendelser om innsyn i personopplysninger sendt via e-post til kommunens postmottak ikke vil bli besvart.

Retting av feil

Dersom du oppdager uriktige, utdaterte eller ufullstendige opplysninger om deg selv, kan du be om at disse blir korrigert eller oppdatert. Du kan også be om at opplysninger som ikke lenger er nødvendige for det opprinnelige formålet, blir sperret eller slettet. Unntak gjelder dersom opplysningene må oppbevares i henhold til annen lovgivning, som for eksempel arkivloven. Hvis du ønsker å kreve retting, sletting eller sperretiltak, kan du henvende deg til kommunens servicetorg.

Mulighet til å klage

Hvis du mener at vi ikke behandler personopplysningene dine i samsvar med gjeldende regelverk, har du rett til å klage til Datatilsynet. Du kan finne informasjon om hvordan du skal gå frem på Datatilsynet sine nettsider .


Personvernombud

Kommunen har et personvernombud som veileder i behandlingen av personopplysninger i samsvar med regelverket. Personvernombudet bistår også med å ivareta dine rettigheter og rapporterer eventuelle brudd på regelverket til den ansvarlige parten.

 

Kjetil Odin Johnsen
Personvernombud i Bø kommune
Telefon: 95216433
E-post: personvernombud@boe.kommune.no

 

Personvernerklæringer for Bø kommune finner du HER.